Сведения об учетной политике по персоналу хранятся в регистре сведений «Учетная политика по персоналу», который можно открыть с помощью раздела Настройки -> Параметры учета -> Зарплата и персонал -> Учетная политика по персоналу (или Управление настройками à Учетная политика по персоналу).
В рамках конфигурации в учетной политике по персоналу предусмотрены такие опции как (см. рис.1):
«Общие»:
Рис. 1. Учетная политика по персоналу организации
«Подоходный налог»:
«Соц. отчисления»:
Закладка «Проф. взнос»:
Следующим этапом является заполнение справочника «Графики работы».
Справочник «Графики работы» можно открыть с помощью раздела Зарплата и кадры -> Справочники -> Графики Работы.
При первоначальном создании информационной базы автоматически заполняется «Основной» график работы на текущий год.
Справочник «Графики работы» содержит перечень всех графиков работы предприятия и предназначен для учета рабочего времени. Графики настраиваются и заполняются в форме элемента справочника (см. рис. 2). После определения основных параметров графика в форме графика производится заполнение календаря.
Рис. 2. Графики работ
Порядок заполнения Графика работы:
1. Произвольно заполнить поле «Наименование»;
2. В поле «Результат заполнения графика на» выбрать год;
3. Заполнить норму часов – то есть указать количество часов рабочего дня. Чаще всего 8 часов;
4. Период в днях – указать периодичность графика, обычно 7 дней. Другое значение, может быть, например, для сменных графиков;
5. Если установить флажок «Учитывать праздники», то в графике автоматически будут учтены праздники по государственному календарю;
6. По кнопке «Заполнить» - заполнить список рабочих и выходных дней (левая таблица)
7. Для каждого дня указывается количество рабочих часов и вид дня (Рабочий, Суббота, Воскресенье и т.д.)
8. Нажать кнопку «Записать»;
9. После этого нажать кнопку «Заполнить» (правая таблица);
10. Нажать на кнопку «Записать и закрыть».
На закладке «Результат заполнения» (см. рис.3) указываются следующие данные:
Результат заполнения на - текущий год;
Дни – норма дней в месяце;
Часы – норма часов в месяце;
Календарь – отображение календаря, с учетом праздников и выходных дней.
Рис.3. Результат заполнения
Можно самостоятельно изменять данные этого календаря, щелкнув два раза левой кнопкой мыши и назначить на определенную дату вид дня (праздник, выходной, рабочий). После внесения изменений нужно нажать кнопку «Записать».
Справочник «Статусы ЗП». Каждому работнику при приеме на работу присваивается статус. Изменение статуса оформляется кадровыми приказами.
Каждый статус определяет вид занятости (основное место работы или совместительство), а также параметры для расчета налогов, хранящиеся в справочнике Статусы ЗП (раздел Зарплата и кадры à Справочники à Статусы ЗП)
Рис.4. Статусы ЗП
В статусе заполняются:
Категория - категория сотрудников для отчета годовое сообщение.
Вид занятости - вид занятости для формирования отчетов по подоходному налогу.
№ строки в отчете ПН - заполняется, если необходимо вывести суммы по статусу в определенную строку отчета по подоходному налогу.
Метод расчета ПН – из выпадающего списка выбирается подходящая база для расчета подоходного налога. (МРД – расчет подоходного налога производится всегда от суммы минимального расчетного дохода, указанного в учетной политике по персоналу без применения корректировок; Начислено - расчет подоходного налога производится всегда от начисленной суммы заработной платы, без применения корректировок; Начислено больше МРД - расчет подоходного налога производится от начисленной суммы если она больше МРД, если меньше то от МРД с применением корректировки).
Метод расчета СФ - из выпадающего списка выбирается подходящая база для расчета налогов по социальному страхованию. (СЗП - расчет налогов по СФ производится всегда от суммы среднемесячной заработной платы (СЗП), указанной в учетной политике по персоналу без применения корректировок; Начислено - расчет налогов по СФ производится всегда от начисленной суммы заработной платы, без применения корректировок; Начислено больше СФ – расчет налогов по СФ производится от начисленной суммы если она больше СЗП, если меньше то от СЗП с применением корректировки).
Ставка ПФР - ставка пенсионного фонда с работника;
Ставка ГНПФР - ставка государственного накопительного пенсионного фонда с работника (с 1 января 2010);
Ставка ПН - ставка подоходного налога;
Вычеты (в РП) - количество стандартных вычетов в расчетных показателях;
Ставка ПФФ - ставка пенсионного фонда с организации (фирмы);
Ставка МСФ - ставка фонда обязательного медицинского страхования с работодателя;
Ставка ФОТФ - ставка фонда оздоровления трудящихся с работодателя (с 1 июля 2010);
Не вычитать ПФ - если признак установлен, то при расчете базы подоходного налога сумма ПФР не вычитается из облагаемых начислений сотрудника.
При первоначальном создании информационной базы справочник заполняется следующими элементами:
· Основной;
· Совместитель;
· Нерезидент;
· Нерезидент пенсионер;
· Инвалидность (первой или второй группы);
· Трудовое соглашение;
· Арендодатель
· Возрастной;
· МОП;
· Пенсионер.
Справочник «Виды начислений». Список всех видов начислений, указывается в справочнике «Виды начислений».
Создание нового вида начисления:
1. Произвольно заполняется поле «Наименование» (см. рис.5);
2. Из выпадающего списка выбирается подходящий способ расчета:
· По месячной ставке по дням – назначается таким видам начисления как «Оклад по дням»;
· По месячной ставке по часам – назначается таким видам начисления как «Оклад по часам»;
· По часовой ставке – для расчета по заданной часовой ставке и количеству отработанных часов;
· По дневной ставке – для расчета по заданной дневной ставке и количеству отработанных дней;
· Фиксированной суммой – используется при оформлении разовых начислений, а также начислений, не зависящих от отработанного времени;
· Процентом – может устанавливаться для таких видов начислений как «Премия месячная» или «Доплата за классность» и т.д. В этом случае заполняется закладка «Базовые виды расчетов» в соответствии с которыми рассчитывается база для начисления процентов.
Если в организации применяется расчет заработной платы обратным ходом, то следует установить флажок «Расчет от обратного».
Рис.5. Виды начислений.
У начислений, результаты которых зачитываются в отработанное время, таких как «Оклад по дням», должен быть установлен флажок «Зачет отработанного времени».
Для видов расчетов, являющихся дополнительным доходом, устанавливается флажок «Дополнительный доход». В этом случае вид расчета не включается в начисления, но входит в налогооблагаемые базы.
На закладке «Вытесняющие виды расчетов» указываются те виды расчетов, которые могут вытеснять количество отработанных дней или часов. Например, такие как «Неявка», «Отпуск без содержания» и т.д.
Далее для каждого вида начисления заполняются данные в справочнике «Способы отражения ЗП» в котором задаются счета для проводок по начислениям и социальным отчислениям с фирмы (см. рис.6).
Рис.6. Способы отражения ЗП
Справочник «Виды удержаний». Список удержаний из заработной платы работников предприятия так же хранится в справочнике «Виды удержаний» (раздел Зарплата и кадры -> Справочники -> Виды удержаний.
Для каждого нового вида удержания необходимо указать способ расчета:
· Фиксированной суммой;
· Процентом.
Для тех видов удержаний, которые будут рассчитываться процентом, необходимо определить базовые расчеты, на основании которых будет рассчитываться текущее удержание.
Приказы кадровые.
В новой редакции 3.0 в документе Приказы кадровые оформляется приказ на одного сотрудника. Документ предназначен для оформления всех видов кадровых движений по работникам, отражающих изменения плановых начислений и удержаний (раздел Зарплата и кадры -> Приказы).
При создании выбирается вид приказа:
· Прием на работу;
· Кадровое перемещение;
· Увольнение.
Для отражения изменений Доп вычетов и изменения статусов, используется документ «Справки для ПН».
Прием на работу.
Для вида приказа «Прием на работу» на закладке «Приказ» указывается работник, подразделение и должность, на которую он принимается, дата приема, испытательный срок, размер оклада, основной вид начисления. Так же указывается статус и допвычеты (количество иждивенцев). Плановые начисления и плановые удержания указываются на соответствующих закладках.
Если заполнить поле «Дата по» на указанную дату автоматически будет сформирована запись в регистре на увольнение сотрудника. В поле «Испытательный срок» указывается дата, до которой сотрудник будет находиться на испытательном сроке, при чем без содержания. Указанный предыдущий стаж будет учитываться при оформления больничного листа для сотрудника.
Рис. 7. Прием на работу.
Кадровое перемещение.
Документ предназначен для оформления перемещения. Создается на каждого сотрудника отдельно. При выборе Сотрудника на закладке Приказ автоматически заполняются Прежние данные сотрудника, Текущие заполняем вручную.
На закладке Прочие начисления заполняются действующие виды начислений с видом действия Не изменять. Можно вручную установить признак Прекратить.
На закладке Приказ необходимо указать основной вид начисления, на закладке Прочие начисления можно добавить новые строки плановых видов начислений.
Оформить следующий документ Кадровое перемещение возможно после даты возврата сотрудника на предшествующий приказ.
В поле Дата перемещения заполняется дата перемещения сотрудника.
На закладке Дополнительно указывается комментарий к документу.
Рис. 8. Кадровое перемещение.
Для отражения невыхода сотрудника на работу используется документ «Неявки» (раздел Зарплата и кадры -> Табель -> Неявки).
В документе указывается сотрудник и период его отсутствия. Так же присутствует переключатель «Вид неявки»:
· Дни;
· Часы.
В зависимости от того какой основной вид расчета указан для сотрудника в приказе, устанавливается вид неявки (см. рис.8). Например, если основной вид расчета «По месячной ставке по дням», то следует выбрать «Дни», если основной вид расчета «По месячной ставке по часам», то следует выбрать «Часы».
Рис. 8. Неявки
Для вытеснения таких неявок используется документ с обратным функционалом «Отработки». Документ оформляется в том случае, если сотрудник работал в выходной или праздничный день, для того чтобы перекрыть неотработанные ранее дни или часы.
Расчет сумм начислений работников, как плановых, так и разовых, а также сумм разовых удержаний производится с помощью документа «Начисление зарплаты» (раздел Зарплата и кадры à Начисления и удержания à Начисление зарплаты).
Начисление зарплаты можно оформлять как отдельно для каждого подразделения, так и по всей организации в целом - в зависимости от того, указано подразделение или нет.
На закладке «Начисления» по кнопке «Заполнить» в табличную часть собираются плановые начисления для всех сотрудников подразделения или организации в целом, действующие по приказам в данном месяце (включая изменения, имеющие место в расчетном месяце). Для выбранных плановых начислений в соответствии со сроками их действия и с учетом графиков по соответствующим видам начислений заполняются даты начала и окончания. Счет учета затрат заполняется соответственно выбранному виду начисления.
По кнопке «Рассчитать» заполняется норма дней, норма часов и отработано дней, отработано часов, производится расчет всех начислений табличной части с учетом взаимных вытеснений (больничные, отпускные и т.д.).
Если в документе «Начисление зарплаты» установлен флажок «Разовое начисление», то по кнопке Заполнить по виду начисления осуществляется массовый ввод разовых начислений по одному выбранному виду начисления. Появляется окно, в котором указывается вид начисления и размер, затем при нажатии на кнопку Заполнить заполняется список сотрудников соответственно действующим приказам и выбранный вид начисления. По кнопке Рассчитать заполняется результат. Разовые начисления вводятся отдельными документами «Начисление зарплаты», следует учитывать, что если они могут вытеснять плановые (основные), виды начисления, то их следует проводить раньше, чем документы Начисление зарплаты с плановыми видами начисления.
По кнопке Добавить появляется новая пустая строка для ручного ввода разового начисления по сотруднику.
По кнопке Подбор можно добавить сотрудника в строке документа.
На закладке Дополнительно указывается комментарий к документу Начисление зарплаты.
Рис.9. Начисление зарплаты.
При ручной корректировке данных в строках табличной части документа, автоматически устанавливается флажок «Ручная корректировка» и строка подсвечивается синим цветом. При нажатии на кнопку Рассчитать данные указанные вручную удаляются и устанавливаются те сведения которые регистрировались в информационной базе в течение месяца.
Расчет налогов производится с помощью документа Закрытие месяца по зарплате (раздел Зарплата и кадры -> Закрытие месяца -> Закрытие месяца по зарплате).
Документ предназначен для расчета подоходного налога, соц.отчислений с работников и работодателей, плановых удержаний.
Для одной организации документ оформляется один раз в месяц. Этим же документом формируются все проводки по всем начислениям и всем удержаниям по организации.
В шапке документа необходимо выбрать период.
По кнопке Выполнить закрытие месяца формируются две закладки документа: Налоги по заработной плате, Удержания.
На закладке Налоги по заработной плате для каждого работника организации приведены итоговые начисления и налоги.
На закладке Удержания приведены все плановые удержания.
На закладке Дополнительно указывается комментарий к документу.
На закладке «Налоги по зарплате» пользователю доступна расшифровка по расчетам через кнопку «Показать подробности расчета» (см. рис.10)
Рис.10. Закрытие месяца по зарплате.
Мы рассмотрели порядок оформления основных документов по заработной плате и кадровому учету, а так же соответствующие справочники и настройки. Надеюсь, данная статья будет полезна при освоении новой редакции 3.0 программы «1С: Предприятие 8. Бухгалтерия для Кыргызстана».