Работа со справочниками
При открытии конкретного справочника открывается форма списка этого справочника. Здесь можно просмотреть элементы и группы справочника. Добавить или отредактировать элементы и группы справочника можно с помощью кнопок вспомогательной командной панели.
Ввод новой группы. Для удобства хранения информации, все элементы, можно разделить на группы и подгруппы. Новую группу можно создать несколькими способами:
Ввод нового. Для ввода нового элемента справочника предварительно следует открыть нижнюю группу элементов, а можно выбрать ее уже при заполнении элемента, далее воспользоваться одним из трех способов:
Копирование. Новый элемент справочника может быть введен путем копирования уже существующего. Для этого следует поместить курсор на строку с тем элементом, который предполагается копировать. После этого нужно выполнить одно из следующих действий:
В результате в новом элементе справочника все реквизиты будут скопированы из реквизитов элемента образца. Новому элементу присвоится очередной порядковый номер.
Редактирование. При необходимости уже существующий элемент справочника может быть отредактирован. Редактирование может происходить как в диалоговом окне элемента справочника, так и в списке справочника. Для редактирования элемента нужно найти его в справочнике и выполнить одно из следующих действий:
Справочники могут иметь иерархическую структуру. В этом случае информация храниться не только об элементах справочника, но и о группах. Существует три возможных режима просмотра окна:
При просмотре в иерархическом режиме можно видеть сначала группы и элементы первого уровня, потом при выборе одной из групп внутри нее – группы и элементы второго уровня и т.д.
Начинать работу в программе, следует со справочника «Организации». В конфигурации «1С: Бухгалтерия для Кыргызстана» в одной информационной базе можно вести учет для нескольких юридических лиц. Взаиморасчеты ведутся отдельно от имени каждой организации. Отчетность можно будет получить как в разрезе организаций, входящих в состав предприятия, так и по предприятию в целом.
Для ввода данных по каждой организации предназначен справочник Организации. При первом запуске справочник Организации уже содержит одну организацию с названием «Наша организация», установленную в качестве основной.
Справочник «Организации» предназначен для ведения списка собственных организаций, входящих в состав предприятия (группы), и хранения постоянных сведений о них.
Для ввода контактной информации (адреса, телефоны) в справочник «Организации» используется регистр сведений «Контактная информация».
Справочник можно открыть с помощью раздела “Настройки” -> “Параметры учета” -> справочник “Организации”.
Рассмотрим заполнение справочника.
В первую очередь осуществляется ввод наименования организации, производиться это вручную. После этого из выпадающего списка выбирается организационно-правовая форма (ОПФ) организации, далее автоматически заполняется поле «Полное наименование». Если Вам нужно, указать для организации ОПФ, не содержащуюся в выпадающем списке, в поле «Полное наименование» можно ввести ее вручную. Реквизиты, заполненные в этом поле, будут подставляться в отчеты документы, а также соответственно выводиться в печатные формы.
По желанию пользователь может задать префикс для каждой организации. Используется префикс в основном в тех случаях, когда осуществляется ведение учета по нескольким организациям в одной информационной базе.
Закладка «Реквизиты»
На закладке «Реквизиты» указываются основные данные по регистрационным данным. Заполнение полей «ИНН», «Дата регистрации», «Дата регистрации НДС», «Номер документа регистрации НДС», «Серия документа регистрации НДС», «ОКПО», «COATO» - осуществляется ручным вводом. В поле «ГНС» из заполненного справочника выбирается налоговая служба.
Контрагент ГНС – используется в проводке, как субконто по отражению суммы НДС при оформлении документа «Поступление товаров и услуг» от поставщиков ЕАЭС. Данное поле является ссылкой на справочник «Контрагенты». Вид договора для контрагента ГНС должен быть «Прочее» (о порядке заполнения справочника «Контрагенты» рассмотрим позднее). Далее следует нажать кнопку «Записать» после чего создаются и указываются «Банковский счет» и «Касса», которые будут являться приоритетными для подстановки в документах.
Создание банковских счетов.
Для банковского счета предусмотрен следующий перечень реквизитов: вид счета (выбор из выпадающего списка), номер счета (ручной ввод), счет учета (выбор из списка счетов), валюта (выбор из справочника «Валюты»). На закладке «Банк» через три точки в поле «БИК» из классификатора «Банки» подбирается нужный банк. Если банковский счет создается для банка, находящегося за пределами Кыргызской Республики, то БИК в данном случае не подбирается из классификатора, а создается вручную. После этого нужно нажать кнопку «Записать», программа выдаст сообщение о возможности установить данный банковский счет, как основной для подставки в документах.
Создание кассы.
При первоначальном заполнении справочника «Организации» автоматически создается сомовая касса на счете 1110. Она уже установлена как основная для подставки в документы.
Закладка «Адреса и телефоны». На данной закладке заполняются юридический и фактический адрес, телефон, факс, Email и т.д.
Закладка «Настройка печати». В новой редакции также есть возможность встроить логотип и печать с подписью прямо в счёт на оплату покупателю. От этого счёт выглядит более солидно и представительно. На закладке «Настройка печати» можно добавить логотип и факсимиле печати согласно инструкции.
После того как вы добавите логотип и факсимильную печать, в документе Счета на оплату покупателю печатная форма будет выглядеть следующим образом:
Подразделения.
Справочник «Подразделения» подчинен справочнику «Организации». При заполнении данного справочника важно решить является ли это подразделение конечным в иерархии подразделений или существуют подразделения, подчиненные данному. Если подразделение подчинено другому подразделению, то в форме элемента необходимо заполнить реквизит «группа».
Следующий справочник, о котором пойдет речь, справочник «Физические лица».
Информация о физических лицах предприятия храниться в справочнике Физические лица. Данный справочник можно открыть с помощью раздела Зарплата и кадры -> Справочники -> Физические лица.
Справочник «Физические лица» предназначен для хранения информации обо всех физических лицах, являющихся работниками предприятия и/или составляющих его организаций, кандидатами на работу и т.п.
В справочнике можно объединить физические лица в произвольные группы и подгруппы. Например, можно выделит такие группы физических лиц: соискатели, работники, внешние совместители и т.п. В справочнике «Физические лица» количество уровней иерархии не ограничено.
Справочник «Физические лица» содержит следующие реквизиты:
На закладке «Адреса, телефоны» указывается контактная информация, такая как адрес проживания, телефон.
На закладке «Анкета» отражается дополнительная информация о физическом лице – гражданство, воинский учет, семья, знание языков, профессия и т.д.
На закладке «Приказы» отображаются все кадровые приказы, оформленные на данное физическое лицо.
Паспортные данные физического лица вводятся также на закладке «Общее».
Справочник «Контрагенты».
В данном справочнике указываются физические и юридические лица, с которыми наша организация осуществляет какие-либо взаиморасчеты. Справочник можно открыть с помощью раздела Покупка и продажа à Справочники à Контрагенты. Контрагенты могут быть сгруппированы по группам классификатора справочника, например, "Поставщики", "Покупатели". Справочник контрагентов имеет неограниченное количество уровней вложенности.
При добавлении нового контрагента в справочник, открывается окно для заполнения сведений о нем:
1. Реквизиты:
1.1. Юридическое или физическое лицо - статус контрагента.
1.2. Группа - принадлежность контрагента группе.
1.3. ИНН – Идентификационный номер налогоплательщика, для отражения в печатных формах документации
1.4. Страна – заполняется для контрагентов, не являющихся резидентами КР
1.5. Договор - договор контрагента выводится в поле, при заполнении закладки «Договоры контрагентов»
1.6. Банковский счет - данные выводит из закладки «Банковские счета»
2. Для юридического лица:
2.1. Полное наименование – наименование контрагента для отражения в печатных формах документации, в реквизит наименование надо написать наименование так, чтобы его было легко найти с помощью быстрого поиска. Например, Иванов ЧП- это наименование, а ЧП "Иванов свидетельство 7777" - полное наименование.
2.2. ГНС - районная налоговая инспекция
2.3. Код ОКПО.
3. Для физического лица реквизиты предлагаются те же, что и для юридического лица (за исключением реквизита ГНС).
Закладки «Банковские счета», «Договоры контрагентов», «Счета расчетов с контрагентами» доступны после записи документа!
Адреса - на закладке «Адреса» представлена контактная информация контрагента. Отображаются как заполненные виды контактной информации для данного контрагента.
Справочник «Валюты».
Последний справочник о который мы рассмотрим – справочник «Валюты». Данный справочник можно открыть с помощью раздела Банк и касса -> Справочники -> Валюты.
По умолчанию справочник содержит следующий перечень валют: Доллар США, Евро, Российский рубль, Сом, Тенге. При желании новая валюта добавляется из классификатора валют. Создавать валюты вручную не рекомендуется. Каждой валюте соответствует уникальный цифровой код, символьный код и т.д.
Для того чтобы задать курс валют необходимо в форме списка выбрать валюту. Затем указывается способ загрузки курса: ручной ввод, загрузка из интернета (доступно подписчикам ИТС) и т.д.
Для указания курса вручную следует перейти по гиперссылке «Курсы валют» и там указать курс на нужную дату.
Для загрузки курса валют из интернета- в форме списка справочника «Валюты» нажмите кнопку «Загрузить курсы валют».
Мы рассмотрели заполнение основных справочников. Надеюсь, данная статья поможет Вам при освоении новой редакции 3.0 программы «1С: Предприятие 8. Бухгалтерия для Кыргызстана».