Горячая линия: 0 (312) 979 970, моб. 0 (555) 97-99-70

Отдел продаж: 0 (312) 979-949, моб. 0 (550) 48-66-66

1С:Предприятие для управления и учета

24 года на рынке автоматизации и учета

Журнал «Налоги и право» № 7 2018 г. Учредитель «Палата налоговых консультантов КР»

06.09.2018

Версионирование объектов.

Саякова Айнура Мелисовна
Руководитель Центра реализации проектов
ОсОО «1С – Като Экономикс»

В данной статье мы хотим рассказать Вам о новой возможности отслеживания историй изменений документов и справочников в «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) и чем данная функция отличается от версии «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 1.7).

 

В версии «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 1.7) используется Журнал регистрации, который содержит информацию о том, какие события происходили в информационной базе в определенный момент времени или какие действия выполнял тот или иной пользователь.

Для каждой записи журнала, отражающей изменение данных, отображается статус завершения транзакции (транзакция завершена успешно, или же транзакция отменена). Это позволяет понять изменены реально данные или нет:

·         Попытки входа и выхода из информационной базы;

·         Ошибки аутентификации;

·         Ошибки в сервисах и программном коде;

·         Технические ошибки;

·         Выполнение фоновых заданий;

·         Создание документов и справочников;

·         Удаление документов и элементов справочников;

·         Проведение и отмена проведения документов:

1.png

Можно, например, отследить, кто и когда внес изменения в тот или иной документ в 1С.

Отследить изменения можно как по справочникам, документам так и регистрам что очень быстро помогает находить «виновного».

Помимо этого в журнал регистрации попадают данные по успешной или неуспешной аутентификации в информационной базе 1С.

Вы видите, кто пытался зайти в 1С подобрать пароль, или кто уже выполнил аутентификацию.

Таким образом, журнал регистрации позволяет отследить историю изменения объекта, однако, у него есть один существенный недостаток – он не позволяет увидеть, какие именно изменения вносились в существующие данные.

С появлением новой версии «1С:Бухгалтерии 8» (ред. 3.0) появилось новая и долгожданная возможность отслеживания историй изменений документов и справочников под названием «Версионирование объектов»

Версионированием называется хранение истории изменений объектов. Механизм версионирования позволяет пользователю с правами администратора:

·         увидеть конкретные изменения, которые внесли те или иные пользователи;

·         просматривать любую версию объекта;

·         сравнивать любые версии объекта между собой;

·         вернуться к какой-либо предыдущей версии объекта, которая была наиболее полной или более правильной в отличие от своего последнего состояния.

Использование версионирования особенно актуально на начальном этапе внедрения программы, когда объемы информации небольшие, а исполнители совершают много ошибок (например, вводят лишнюю информацию или очищают наименование или значение какого-то реквизита внутри объекта).

Сохраненная история изменений объектов позволит привести справочники и документы в порядок, а также поможет пользователям проанализировать последовательность своих действий, чтобы в последующей работе не допускать типичных ошибок.

В дальнейшем, когда объемы информации в программе возрастают, можно постепенно отказываться от версионирования некоторых объектов вообще или применять его только в особенно важные моменты, например, при проведении документов. Можно ограничить срок хранения версий, например годом. После этого версии будут автоматически удаляться регламентным заданием. Настройка запуска регламентного задания осуществляется на странице настроек версионирования.

Как использовать версионирование в 1С?

Для ведения истории изменений объектов необходимо выбрать команду  из раздела Администрирование/Общие настройки  и удостовериться в том, что флаг Хранить историю изменений включен.

2.png 
После этого становится доступной гиперссылка Настройки хранения, перейдя по которой можно произвести необходимые настройки версионирования.

3.png

В форме Версионирование объектов выводится список из следующих реквизитов:

·         Объект - список объектов программы в виде дерева с группировкой по типам объектов;

·         Вариант версионирования - выбранный вариант версионирования;

·         Срок хранения версий - выбранный срок хранения версий.

Для выбора варианта версионирования необходимо выбрать один или несколько объектов, затем нажать на кнопку Установить вариант версионирования. Из выпадающего списка выбирается нужный вариант версионирования для каждого типа документов и справочников:

·         Никогда (Не версионировать) - история версий объекта не ведется;

·         Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий каждый раз при изменении (или создании нового) справочника или документа;

·         Версионировать при проведении – вариант применим только для документов, для которых разрешено проведение. Первая версия документа будет записана в историю только после первого проведения документа, впоследствии версии документа будут записываться при каждой записи проведенного документа. Эта настройка не позволяет создавать версии новых не заполненных окончательно документов, которые приводят к увеличению объема хранимой в программе информации;

·         По умолчанию - установить рекомендуемые настройки (для справочников - Не версионировать, для документов - Версионировать при проведении).

Обращаем ваше внимание, что версионирование большого количества объектов приводит к увеличению объема хранимой в программе информации, что может существенно замедлить работу программы, поэтому рекомендуется использовать эту возможность избирательно.


Настройка хранения версий.
Для выбора срока хранения версий необходимо нажать на кнопку Установить срок хранения версий, а затем из выпадающего списка выбрать нужный срок хранения версий для каждого типа документов и справочников.

4.png

Для тогочтобы устаревшие версии удалялись автоматически, необходимо включить соответствующий флаг и перейти по гиперссылке Настроить расписание

5.png


6.png 
В соответствии с выполненными настройками устаревшие версии будут автоматически удаляться регламентным заданием (в нашем примере ежедневно). 

Как с этим механизмом работать.
После включения возможности хранения вариантов объекта для какого либо справочника или документа, на форме элемента появится команда История изменений
7.png

 По этой команде открывается список версий объекта

8.png

Список предназначен для просмотра истории изменений объекта и выбора хранимых версий. История версий позволяет быстро ответить на вопросы:

·         Кто изменил объект?

·         Когда произошли изменения?

·         Что было изменено в объекте?

В списке выводится следующая информация:

·          - порядковый номер версии, версии перечисляются по убыванию; номеров, самая первая версия находится внизу списка;

·         Автор изменений - пользователь, который редактировал объект;

·         Дата - дата и время редактирования;

·         Комментарий - в этом поле можно ввести подробную информацию по поводу конкретной версии. Программа автоматически заполняет это поле, например, при переходе на другую версию.

С помощью отбора Изменения в реквизитах можно отражать изменения только определенных реквизитов. Для этого в форме отбора необходимо отметить флагами реквизиты, изменения по которым необходимо отражать в списке версий, и нажать на кнопку Выбрать.

По ссылке Технические сведения об изменении объекта сразу после внесения и записи изменений можно просмотреть журнал регистрации, отфильтрованный по событиям, связанным с этим объектом.

Используя соответствующие кнопки, в форме списка доступны следующие действия:

·         Открыть версию - просмотр отчета о состоянии объекта на интересующий момент времени;

·         Сравнить версии - просмотр отчета по изменению состояния двух или более предварительно выделенных версий в списке (отчет покажет, какие именно реквизиты отличаются);

·         Перейти на версию - возврат к одной из предыдущих версий объекта, которую необходимо предварительно выделить (изменения, внесенные после сохранения этой версии, будут отменены).

Обращаем ваше внимание, что при удалении объекта его история также удаляется, поэтому в этой ситуации версионирование не поможет.


В заключение хочется сказать, что такой мощный инструмент, как «Версионирование объектов» позволит Вам решить многие вопросы и задачи по отслеживанию истории и изменении объектов.