Отдел продаж: 0 (312) 979-949 моб: 0 (550) 48-66-66

1С:Предприятие для управления и учета

20 лет на рынке автоматизации и учета

Журнал «Налоги и право» № 1 2013 г. Учредитель «Палата налоговых консультантов КР»

01.10.2012

«1С: Управление небольшой фирмой» в помощь руководителю

Шклярский Александр Александрович
Руководитель отдела торговых решений и документооборота
ОсОО «1С – Като Экономикс»

В данной статье речь пойдет об управленческом аспекте использования программы «1С: Управление небольшой фирмой». Ввод данных и учет хозяйственных операций не решает всех задач автоматизации предприятий для любого руководителя встает вопрос что дальше … ?
Данные по поступлению товаров, реализации, по учету доходов и расходов необходимо проанализировать и принять решение и в этом случае программа «1С: Управление небольшой фирмой» является незаменимым помощником.
Отличительной особенностью программы «1С: Управление небольшой фирмой» от других программных продуктов компании 1С является то, что программа покрывает все направления деятельности и учета предприятия торговля, производство, услуги, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, учет персонала, заработная плата, учет денежных средств.
План счетов управленческого учета - данный план счетов отличается от принятого в Кыргызстане бухгалтерского плана счетов но при этом в нем сохранен принцип двойной записи и другим принципа принятым для бухгалтерского плана счетов. Поэтому руководителю, имеющему даже общее представление о бухгалтерском учете не составит труда настроить собственный учет под требования компании. При этом даже если руководитель не имеет и общих знаний о бухгалтерском учете он может использовать программу «1С: Управление небольшой фирмой» поскольку при запуске программы все необходимые настройки для счетов управленческого учета уже выполнены.

А. Шклярский 

Начальник отдела торговых решений 
и документооборота 
ОсОО «1С – Като Экономикс»
«1С: Управление небольшой фирмой» в помощь руководителю
В данной статье речь пойдет об управленческом аспекте использования программы «1С: Управление небольшой фирмой». Ввод данных и учет хозяйственных операций не решает всех задач автоматизации предприятий для любого руководителя встает вопрос что дальше … ? 
Данные по поступлению товаров, реализации, по учету доходов и расходов необходимо проанализировать и принять решение и в этом случае программа «1С: Управление небольшой фирмой» является незаменимым помощником. 
Отличительной особенностью программы «1С: Управление небольшой фирмой» от других программных продуктов компании 1С является то, что программа покрывает все направления деятельности и учета предприятия торговля, производство, услуги, взаиморасчеты с поставщиками и покупателями, учет персонала, заработная плата, учет денежных средств. 
План счетов управленческого учета - данный план счетов отличается от принятого в Кыргызстане бухгалтерского плана счетов но при этом в нем сохранен принцип двойной записи и другим принципа принятым для бухгалтерского плана счетов. Поэтому руководителю, имеющему даже общее представление о бухгалтерском учете не составит труда настроить собственный учет под требования компании. При этом даже если руководитель не имеет и общих знаний о бухгалтерском учете он может использовать программу «1С: Управление небольшой фирмой» поскольку при запуске программы все необходимые настройки для счетов управленческого учета уже выполнены.
Анализ финансовых показателей
План счетов
Помимо уже определенных счетов управленческого учета пользователь самостоятельно может добавить недостающие счета учета.
Счет(создание)
Какие возможности дает нам функция «Создать счет учета»? Функция «Создать счет учета» позволяет детализировать к примеру Ваша доходы и затраты, например необходимо списать часть товара на проведение маркетинговых акций, или разделить доходы от различных видов деятельности (оптовые продажи – счет 90.01.01, розничные продажи 90.01.02). Все результаты деятельности организации отображены в отчете «Баланс» (рис. 3) и «Прибыли и убытки» (рис. 4).

Управленческий баланс

Организация:

на 31.01.2011г.

АКТИВ:

На начало периода

На конец периода

I. Имущество

Имущество

3 071 667

3 229 111,44

Прочее имущество

ИТОГО I. Имущество

3 071 667

3 229 111,44

II. Оборотные активы

Запасы, в т.ч.:

542 500

521 605,01

Сырье и материалы

55 000

67 355

Товары, продукция

487 500

445 850

Незавершенное производство

8 400,01

Дебиторская задолженность, в т.ч.:

280 960

Расчеты по авансам выданным

201 800

Расчеты с покупателями

48 900

Авансы, выданные подотчетным лицам

30 260

Краткосрочные финансовые вложения

Денежные средства

3 652 000

3 302 340

Касса

192 000

222 340

Банк

3 460 000

3 080 000

Прочие оборотные активы

300

ИТОГО II.Оборотные активы

4 194 500

4 105 205,01

БАЛАНС

7 266 167

7 334 316,45

ПАССИВ:

На начало периода

На конец периода

III. Капитал и резервы

Капитал

7 266 167

7 266 167

Резервный и добавочный капитал

Нераспределенная прибыль

ИТОГО III. Капитал и резервы

7 266 167

7 266 167

IV. Долгосрочные обязательства

Долгосрочные обязательства

ИТОГО IV. Долгосрочные обязательства

V. Краткосрочные обязательства

Займы и кредиты

Кредиторская задолженность, в т.ч.:

138 260,96

Расчеты с поставщиками

19 280

Расчеты по авансам полученным

34 700

Расчеты с персоналом по оплате труда

84 280,96

Прочие краткосрочные обязательства

ИТОГО V. Краткосрочные обязательства

138 260,96

БАЛАНС

7 266 167

7 404 427,96

Рис. 2 «Управленческий баланс»

Прибыли и убытки

Организация: ЭмерекПериод: 01.01.11

Доходы и расходы по обычным видам деятельности

Выручка от продажи товаров, работ, услуг

86 840,00

Себестоимость продажи товаров, работ, услуг

56 248,68

Валовая прибыль

30 591,32

Косвенные расходы

127 597,63

Прибыль (убыток) от продаж

-97 006,31

Прочие доходы и расходы

Прочие доходы

36 820,00

Прочие расходы

1 901,89

Прибыль (убыток) до налогообложения

-9 523,95

Налог на прибыль

4 332,00

Чистая прибыль (убыток)

-13 855,95

Рис. 4 «Прибыли и убытки»
Хотелось бы сразу отметить что все отчеты условно можно разделить на две группы отчеты отражающие текущее состояние (фактные) и отчеты отражающие отклонение текущего состояния от запланированного (план-фактные). Из названия группы отчетов «план-фактные» становиться понятно, что программа позволяет руководителю не только вести оперативный учет но планировать будущие ключевые показатели (о возможности планирования мы расскажем дальше).

Так же в программе «1С: Управление небольшой фирмой» руководитель организации может проанализировать текущий бюджет организации, для этого разработаны отчеты «Бюджет движения денежных средств» (пример на рис. 5), «Бюджет прибылей и убытков», «Бюджет по балансу».
Бюджет движения денежных средств

Организация: ЭмерекПериод: 01.01.11 - 31.01.11

Денежные средства на начало периода

6 792 000

Поступления денежных средств:

Оплата от покупателей

100 000

Итого поступлений

100 000

Выбытия денежных средств:

Оплата поставщикам

310 000

Итого выбытия

310 000

Чистый приток / отток

-559 660

Денежные средства на конец периода

6 232 340

Планирование в программе «1С: Управление небольшой фирмой» происходит оформлением документов с «приставкой» план. На рисунках 6 и 7 приведены примеры расходования денежных средств на командировку и планирование денежных средств от покупателя.
Заявка на расход денег
Поступление денег
Документ "Расход денег (план)" предназначен для планирования расходования денежных средств.
В документе указываются следующие реквизиты:
  • Организация, для которой оформляется планирование. 
  • Валюта. Указывается валюта планирования. 
  • Сумма. Указывается планируемая сумма платежа в валюте планирования.
  • Статья движения денежных средств, по которой планируется расход денежных средств.
  • Статус платежа. Указывается один из вариантов: утвержден или не утвержден.
  • Способ оплаты. Указывается один из вариантов: безналичные, наличные или не определен.
  • Банковский счет организации, для которой планируется расход. 
  • Касса организации, для которой планируется расход. 
  • Документ-основание. Группа реквизитов:
  • Комментарий. Указывается комментарий к документу.
Относительно денежных средств, программа позволяет вести планирование поступление и расход денежных средств по банкам и кассам для различных организаций, перемещение денежных средств, заявки на расходование денег. Таким образом руководитель при оформлении этих документов в любой момент времени может провести план-фактный анализ и получить текущее состояние денежных средств.
Бюджет движения денежных средств

Организация: ЭмерекПериод: 01.01.11 - 31.01.11

План

Факт

Отклонение

Процент

Денежные средства на начало периода

6 792 000

3 652 000

-3 140 000

-46,23

Поступления денежных средств:

Оплата от покупателей

100 000

99 920

-80

-0,08

Перемещение денег

12 000

12 000

-

Положительная курсовая разница

4 000

4 000

-

Итого поступлений

100 000

115 920

15 920

15,92

Выбытия денежных средств:

Командировочные

36 760

36 760

-

Оплата поставщикам

310 000

372 300

62 300

20,10

Перемещение денег

12 000

12 000

-

Итого выбытия

310 000

421 060

111 060

35,83

Чистый приток / отток

-559 660

-305 140

254 520

-45,48

Денежные средства на конец периода

6 232 340

3 346 860

-2 885 480

-46,30

Для удобства восприятия аналитической информации руководитель, компании может выбрать различные формы вывода информации, так например информация аналитического отчета «Бюджет движения денежных средств» может быть сформирована отчетом «Денежные средства (прогноз)»

Статья

Приход

Расход

План

Факт

Отклонение

Процент

План

Факт

Отклонение

Процент

Командировочные

-

36 760,00

36 760,00

-

Оплата от покупателей

100 000,00

99 920,00

-80,00

-0,08

-

Оплата поставщикам

-

310 000,00

372 300,00

62 300,00

20,10

Перемещение денег

12 000,00

12 000,00

-

12 000,00

12 000,00

-

Положительная курсовая разница

4 000,00

4 000,00

-

-

Итого

100 000

115 920

15 920

15,92

310 000

421 060

111 060

35,83

К сожалению в рамах настоящей статьи мы можем лишь перечислить отчеты относящиеся к финансовому анализу деятельности компании.
  • Баланс
  • Бюджет движения денежных средств
  • Бюджет движения денежных средств (план-фактный анализ)
  • Бюджет по балансу
  • Бюджет по балансу (план-фактный анализ)
  • Бюджет Прибылей и убытков
  • Бюджет Прибылей и убытков (план-фактный анализ)
  • Ведомость расчетов по налогам
  • Выработка имущества
  • Движение денежных средств
  • Оборотно-сальдовая ведомость
  • Остатки расчетов по налогам 
  • План-фактный анализ движение денежных средств
  • Прибыли и убытки
  • Прогноз по денежным средствам
  • Себестоимость (для производства)
  • Финансовый результат
  • Финансовый результат (план-фактный анализ)
  • Финансовый результат (прогноз)

Анализ торговых операций
Помимо анализа финансовых показателей, программа позволяет вести анализ торговых операций. Известно что любая торговая операция начинается определения потребностей покупателя, и в случаи если у компании есть требуемый товар то происходит сделка. В случае если требуемого товара нет, то необходимо принять заказ от покупателя. Зачастую ИМЕННО при работе с заказами происходит большей части потенциальных клиентов (потеря заказа, отсутствие «обратной связи», отгрузка другому клиенту, и т.д.). Именно поэтому первый отсеет который мы предлагаем Вам рассмотреть это отчет «Анализ выполнения заказов окупателей». Данный анализ не позволит забыть или потерять ни один из заказов, что в сою очередь приведет к извлечению прибыли.

Заказ покупателя

Заказано

Отгружено

Осталось отгрузить

Зарезервировано на складе

Заказано поставщикам

В производстве

Осталось обеспечить

Номенклатура, Единица измерения

Заказ покупателя 0Э00-000002 от 12.01.2011 12:00:00

2,000

1,000

1,000

1

Кресло для руководителя, шт

2,000

1,000

1,000

1

Заказ покупателя 0Э00-000003 от 13.01.2011 12:00:00

1,000

1,000

Спальный гарнитур, шт

1,000

1,000

Заказ покупателя 0Э00-000008 от 13.01.2011 12:00:02

2,000

2,000

2

Кресло угол, шт

2,000

2,000

2

Заказ покупателя 0Э00-000006 от 20.01.2011 12:00:00

2,000

2,000

2,000

Кресло угол, шт

2,000

2,000

2,000

Заказ покупателя 0Э00-000007 от 21.01.2011 12:00:00

5,000

5,000

Кресло угол, шт

3,000

3,000

Стол письменный, шт

2,000

2,000

Заказ покупателя 0Э00-000004 от 26.03.2011 12:00:00

1,000

1,000

Перетяжка мебели, шт

1,000

1,000

Итого

13,000

8,000

5,000

2,000

3

Отчет позволяет проанализировать состав и ход выполнения заказов покупателей.

Отчет сгруппирован по заказам. Для каждого заказа рассчитывается недостающее (не обеспеченное источниками) количество позиций номенклатуры. Таким образом, с помощью отчета можно определить потребность в закупке или изготовлении той или иной позиции номенклатуры, необходимой для выполнения заказа.
Потребность в номенклатуре может быть удовлетворена следующими способами:
  • резервированием на складе, 
  • размещением в заказе поставщику, 
  • размещением в заказе на комплектацию, производство.

Факт резервирования и размещения регистрируется документами, сформированными на основании документа Заказ покупателя. Количество позиций, зарезервированных на складе, также отображается в отчете.
Следующий отчет, который позволяет оценить торговые операции это отчет «Анализ доступности запасов». Отчет позволяет проанализировать остаток запасов, резерв и свободное количество товара. Отчет обладает вертикальными и горизонтальными группировками. По вертикали группируются структурные единицы предприятия. По горизонтали отчет группируется по организациям и номенклатурным позициям. Таким образом, с помощью отчета можно определить количество зарезервированного товара по всем структурным единицам суммарно и оценить резерв и свободный остаток по предприятию.
Факт резервирования и размещения регистрируется документами, сформированными с указанием документа Заказ покупателя. Существует возможность настроить отчет с отображением зарезервированного товара по каждой структурной единице.

Организация

Магазин-салон

Склад временного хранения

Центральный склад

Чотоев А.Б.

Номенклатура

Итого по всем складам

Остаток

Остаток

Остаток

Остаток

Остаток

Резерв

Свободно

Эмерек

1 090,300

2,000

1 088,300

5,000

1,000

1 073,300

11,000

Nokia 7720

17,000

17,000

1,000

16,000

Болты

97,300

97,300

97,300

Бумага "Снегурочка"

2,000

2,000

2,000

Гайки

98,500

98,500

98,500

ДВП

22,000

22,000

22,000

ДСП

121,000

121,000

121,000

Картон 1,5

5,000

5,000

5,000

Картридж для принтера

1,000

1,000

1,000

Клей

99,400

99,400

99,400

В случае если компания обладает собственной производственной базой то для анализа заказов покупателей используется отчет «Ведомость по размещению заказов»

Источник обеспечения

Количество

Заказ покупателя

Нач. остаток

Размещено

Поступило

Кон. остаток

Номенклатура

Заказ на производство 0Э00-000002 от 21.01.2011 0:00:00

3,000

3,000

Заказ покупателя 0Э00-000007 от 21.01.2011 12:00:00

3,000

3,000

Кресло угол

3,000

3,000

Заказ на производство 0Э00-000003 от 21.01.2011 12:00:01

2,000

2,000

Заказ покупателя 0Э00-000007 от 21.01.2011 12:00:00

2,000

2,000

Стол письменный

2,000

2,000

Итого

5,000

5,000

Отчет показывает какой из заказов покупателей находиться в производстве и когда производство его выполнит.

В любой компании существует необходимость учитывать расчеты с поставщиками и покупателями. Для контроля за взаиморасчетами, в программе «1С: Управление небольшой фирмой» реализованы отчеты:
  • Анализ оплаты заказов покупателей
  • Анализ счетов на оплату
  • Ведомость по расчету с покупателями (в валюте и краткий)

Контрагент

Начальный остаток

Продажа

Предоплата

Конечный остаток

Договор

Задолженность

Предоплата

Итого

Продано

Оплачено

Поступило

Зачтено

Задолженность

Предоплата

Итого

Азат

1 000

1 000

-1 000

Основной договор

1 000

1 000

-1 000

иванов

7 410

200

7 210

7 210

Основной договор

7 410

200

7 210

7 210

Парус

21 600

5 400

5 400

5 400

16 200

16 200

№ 17 от 08.01.2011 (сом)

21 600

5 400

5 400

5 400

16 200

16 200

Юпитер

50 000

15 300

50 000

15 300

34 700

34 700

№ 53 от 10.01.2011 (сом)

50 000

15 300

15 300

15 300

34 700

34 700

№ 64 от 11.01.2011 (сом)

34 700

34 700

-34 700

Итого

79 010

20 900

56 400

20 700

58 110

35 700

22 410

  • Дебиторская задолженность по срокам
  • Остатки по взаиморасчетам
  • Остатки по заказам покупателей и др.
Отличительной особенностью программы «1С: Управление небольшой фирмой» является то что расчеты в покупателями можно вести не только общей нарастающей суммой но и по каждой отгрузке отдельно , соответственно и взаиморасчеты можно вести по каждой отгрузке отдельно. Для получения отчета по отгрузкам руководитель может воспользоваться отчетом «Расчеты с покупателями».

Дебиторская задолженность по срокам

Контрагент

До 7

8 - 14

15 - 30

31 - 60

От 61

Парус

16 900

Юпитер

34 700

Итого

16 900

34 700

Для учета розничных продаж программа 1С: Управление небольшой фирмой» также для

Денежные средства в кассе

Банковский счет / касса

Сумма (вал.)

Сумма

Валюта

Нач. остаток

Приход

Расход

Кон. остаток

Нач. остаток

Приход

Расход

Кон. остаток

Касса ККМ автономная

-44 520,00

сом

-44 520,00

-44 520,00

Фискальный регистратор (Магазин-салон)

10 400,00

сом

10 400,00

10 400,00

Итого

-34 120,00

Для удобства пользователей данный отчет может иметь вид

Банковский счет / касса

Остаток (вал.)

Остаток

Валюта

Касса ККМ автономная

-44 520,00

сом

-44 520,00

-44 520,00

Фискальный регистратор (Магазин-салон)

10 400,00

сом

10 400,00

10 400,00

Итого

-34 120,00