Отдел продаж: 0 (312) 979-949 моб: 0 (550) 48-66-66

1С:Предприятие для управления и учета

20 лет на рынке автоматизации и учета

Журнал «Налоги и право» Учредитель «Палата налоговых консультантов КР»

01.09.2012

1C для розничного магазина

Шклярский Александр Александрович
Руководитель отдела торговых решений и документооборота
ОсОО «1С – Като Экономикс»

На определенном этапе развития предприятия розничной торговли ручная форма ведения учета товаров и регистрации продаж перестает соответствовать масштабам деятельности. Кроме того, отсутствие автоматизированной системы учета нередко приводит к прямым финансовым потерям в связи со злоупотреблениями сотрудников. Конечной целью автоматизации розничного магазина является повышение доходности. Однако при жесткой ценовой конкуренции повысить эффективность бизнеса можно только за счет снижения издержек и повышения качества обслуживания посетителей. В данной статье предлагается рассмотреть возможность повышения качества обслуживания посетителей, оптимизации складских запасов и закупки товаров, учет товаров и денежных средств при автоматизации розничного магазина с помощью программы «1С: Розница». А. Шклярский
Начальник отдела торговых решений
и документооборота
ОсОО «1С – Като Экономикс»
1C для розничного магазина 

На определенном этапе развития предприятия розничной торговли ручная форма ведения учета товаров и регистрации продаж перестает соответствовать масштабам деятельности. Кроме того, отсутствие автоматизированной системы учета нередко приводит к прямым финансовым потерям в связи со злоупотреблениями сотрудников. Конечной целью автоматизации розничного магазина является повышение доходности. Однако при жесткой ценовой конкуренции повысить эффективность бизнеса можно только за счет снижения издержек и повышения качества обслуживания посетителей. В данной статье предлагается рассмотреть возможность повышения качества обслуживания посетителей, оптимизации складских запасов и закупки товаров, учет товаров и денежных средств при автоматизации розничного магазина с помощью программы «1С: Розница».
Программа предназначена для автоматизации предприятий розничной торговли малого и среднего бизнеса, а значит для 90% предприятий розничной торговли. Основной отличительной особенностью программы «1С: Розница» является ее простота использования в реальной работе, интуитивно-понятный интерфейс и отсутствие излишних специфических отчетов и документов, низкая стоимость внедрения и сопровождения.
Основные функции программы:
  • Продажа товаров (оформление кассовых чеков, отражение оплаты в различной форме) 
  • Учет товаров (поступление их от поставщика или с центрального склада, расположение их в торговом зале, инвентаризация) 
  • Ценообразование (установление цен и скидок, поддержка дисконтных карт) 
  • Поддержка торгового оборудования (контрольно-кассовых машины, POS-систем, терминалов сбора данных, сканеров штрих-кодов) 
  • Взаимосвязь с бухгалтерскими и иными программами 

Далее мы рассмотрим по шагам порядок внедрения программы.
Шаг первый – подготовка
Настройка «Товары». При подготовке магазина к автоматизации самым сложным и вопросом является внесении информации о товаре (ввод номенклатуры). Информация о товарах в программе «1С: Розница» вводится максимально подробно: для того, чтобы в дальнейшем пользователь мог легко идентифицировать товар. Для печати этикеток и ценников – задаются такие свойства, как «поставщик», «состав» и «срок годности». Заметим, что для заполнения справочника товаров можно воспользоваться автоматической загрузкой из текстового файла, электронной таблицы, базы данных и других источников.
Номенклатура
Настройка «Магазин». Необходимо ввести – название магазина и организации, а также настроить учетную политику.
Настройка «Склады». Магазин может быть представлен в программе не единственным складом, а структурой объектов, среди которых могут быть торговые залы, складские и подсобные помещения, а также временные (виртуальные) склады. Так, при автоматизации магазина одежды можно создать развернутую структуру складов, состоящую из нескольких отделов («верхняя одежда», «белье», «костюмы»), а также подсобных помещений, а затем настроить автоматическое размещение поступающего товара на разные склады.
Настройка «Цены». Механизмы ценообразования в «1С: Розница» довольно гибкие и простые в использовании. При установлении новых цен фиксируется дата, начиная с которой они будут действовать. Таким образом, можно заранее внести информацию об изменении цен, допустим, со следующей недели. Можно также регистрировать несколько типов цен, устанавливая, например, различные цены для наличной и безналичной оплаты.
Установка цен номенклатуры
Ввод начальных остатков. Ввод начальных остатков производится по результатам инвентаризации товаров, сверки взаиморасчетов с контрагентами. Процесс внесения в программу 1С: Розница данных о начальных остатков в большей части автоматизирован, и не требует много времени.
Настройка «Скидки». Не секрет что одним из способов «привязки» покупателя к магазину являются скидки. Программа позволяет создать неограниченное количество различных скидок в различных сочетаниях действия (замена скидок, суммирование скидок и т.д.). Помимо скидок на товар программа позволяет делать скидки и отдельным покупателям или группам покупателей (скидки пенсионерам, или владельцам дисконтных карт).
Скидки
Настройка «Права доступа». Правильное разграничение прав доступа важно, прежде всего, для контроля над сотрудниками магазина. Оно позволяет определить для каждого пользователя только те действия, которые соответствуют его должности, и исключает всевозможные махинации со стороны сотрудников.

Для демонстрации возможностей программы «1С: Розница», в качестве примера рассмотрим самый простой вариант – настройку прав для двух пользователей: кассира и администратора. Кассиру можно разрешить только регистрацию продаж и закрытие кассовой смены. Администратору обычно дается больше прав, например, оформление инвентаризации, возвратов и просмотр отчетности. Также необходимо определить права на возможность изменения цен и скидок товара, например, запретить кассиру изменять цены и скидки. Это не позволяет ему продать товар, по цене, отличной от установленной администрацией магазина. Однако в таком варианте возможна следующая неприятная ситуация: в базе по каким-либо причинам забыли изменить цену, а на ценниках в магазине уже указана новая цена. Это может произойти, например, из-за неоперативной регистрации изменений в программе (изменения вводятся на несколько дней позже). Разумным является предоставление материально ответственному лицу, например, администратору, права разрешить изменение цен. Однако, многие владельцы магазинов не ставят никаких ограничений на действия сотрудников, обуславливая это тем, что сотрудники несут материальную ответственность за товар и за выручку.

Шаг второй – подключение торгового оборудования
Программа «1С: Розница» поддерживает работу с большим спектром различного торгового оборудования. Оборудование подключается при помощи встроенной функции «Настройка торгового оборудования».
Подключение торгового оборудования
В зависимости от вида деятельности, формы регистрации в большинстве случаев к программе «1С: Розница» достаточно подключить контрольно кассовую машину, торговые весы, сканер штрих-кодов.

Шаг третий – ввод ежедневных данных
К документам ежедневного использования относятся: «Поступление товаров», «Продажа», «Списание», «Оприходование», «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер» и другие.
Поступление товаров. Поступление товаров оформляется документом «Поступление товаров». Документ позволяет сравнить цены текущего поступления с ценами прошлого поступления, учесть налоги, зарегистрировать скидки поставщиков и запланировать оплату поставщику.
Поступление товаров
Розничная продажа – оформляется документом «Чек ККМ». Документ «Чек ККМ» предназначен для продажи товаров и услуг розничному покупателю. При оформлении документа программа регистрирует розничную цену товара, скидку (автоматическую или ручную), подарки покупателю, вид оплаты (наличными или банковской картой), внесенную покупателем сумму и сдачу.
Чек ККМ
Для удобства пользователей при розничной продаже документ «чек ККМ» может иметь более удобную форму.
Продажа
Помимо реализации товаров программа «1С: Розница» позволяет оформить и возврат от покупателя. Причем степень контроля возвратов такова, что программа не позволит кассиру выплатить покупателю сумму большую, чем он заплатил за товар при его покупке. Продажа товаров покупателю может осуществляться как за наличные, так и за безналичный расчет. При наличии у магазина договора эквайринга учет денежный средств будет происходить по расчетному счету.
Инвентаризация товаров. Инвентаризация товаров происходит оформлением документа «Инвентаризация товаров». Для удобства пользователей и уменьшения ошибок программа «1С: Розница» позволяет создать несколько документов и после их проверки объединить несколько документов в один, что позволяет в последствии на основании одного документа сделать операции списания и оприходования товаров. Документ «Инвентаризация товаров» позволяет сравнить товар на предмет «пересорта», а также увидеть отклонения по товарам. Стоимость излишек и недостач, в зависимости от учетной политики организации можно рассчитать в ценах поставщика, розничных ценах или по себестоимости.
Инвентаризация товаров
Для сокращения времени на проведения инвентаризации и уменьшения ошибок рекомендуется использовать терминалы сбора данных. Статистика показывает, что при использовании терминалов сбора данных время инвентаризации сокращается в среднем на 30 %, а количество ошибок на 40%.
Возврат товаров поставщику. Программа «1С: Розница» ведет учет возвратов товаров поставщику. При оформлении документа «Возврат поставщику» происходит изменение не только складских запасов, но и суммы взаиморасчетов.
Возврат товаров
Шаг четвертый – контроль и анализ данных
Помимо контроля деятельности магазина любой собственник розничного магазина должен анализировать результаты работы. Программа «1С: Розница» предлагает аналитические отчеты по рентабельности товаров и товарных групп, анализ покупателей по количеству чеков и средней сумме чеков, анализ товарных запасов по дням торговли и т.д.
Одним из главных отчетов для анализа для руководителей является отчет о денежных средствах, так как именно злоупотребления на кассах приводят к значительным потерям выручки. Для исключения злоупотреблений программа имеет несколько степеней защиты, такие как ограничение доступа к документам, логирование действий кассира и т.д. Отчет о денежных средствах позволяет в реальном режиме времени отслеживать суммы наличных средств.
Отчет
Отчет по складу - отчет по остаткам на складах за любой выбранный пользователем период. Отличительной особенностью отчетов программы «1С: Розница» является гибкая настройка любого отчета под нужды пользователя что позволяет получать данные в различных разрезах, например, по поставщикам, группам товаров, в разрезе документов, в разрезе поступившего количества и т.д. Настройка отчетов не требует вмешательства программистов и настраивается в пользовательском режиме.
Ведомость товаров на складах
Настройка отчета
Отчет по чекам - дает данные по 3-м основным показателям: количество чеков (позволяет оценить проходимость магазина), сумму продаж и среднюю сумму чека.
В этих четырех шагах по запуску программы «1С: Розница» мы постарались рассказать о самых общих и интересных особенностях программы, которые, по нашему мнению, показывают, что применение программы «1С: Розница» обеспечивает эффективное управление розничным магазином с автоматизацией функций по контролю закупок товаров, складских запасов, взаиморасчетов с поставщиками, кассовых операций, а также предоставляет эффективные средства для анализа деятельности и принятия соответствующих управленческих решений.